Personenbedingte Kündigung richtig vorbereiten – Wie Arbeitgeber teure Fehler vermeiden
Eine Kündigung wegen Krankheit oder fehlender Eignung gehört zu den anspruchsvollsten Maßnahmen, die ein Arbeitgeber ergreifen kann. Anders als bei einem Fehlverhalten kann der Arbeitnehmer für den Kündigungsgrund in aller Regel nichts. Die Arbeitsgerichte prüfen deshalb besonders genau, ob dem Unternehmen wirklich keine andere Wahl blieb.
Für Arbeitgeber steht dabei viel Geld auf dem Spiel. Verlieren Sie den Kündigungsschutzprozess, besteht das Arbeitsverhältnis fort, und Sie schulden nach § 615 BGB regelmäßig das Gehalt für die gesamte Prozessdauer, ohne eine Gegenleistung erhalten zu haben. Wer erst im Prozess erkennt, dass die Kündigung angreifbar ist, verhandelt über eine Abfindung aus einer schwachen Position.
Viele personenbedingte Kündigungen scheitern in der Praxis nicht daran, dass es keinen tragfähigen Grund gäbe, sondern an Versäumnissen im Vorfeld. Dieser Beitrag zeigt, welche Voraussetzungen die Rechtsprechung stellt, wo die typischen Fehlerquellen liegen und wie Sie eine personenbedingte Kündigung so vorbereiten, dass sie vor Gericht Bestand hat.
Wann eine personenbedingte Kündigung überhaupt in Betracht kommt
Eine personenbedingte Kündigung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer die geschuldete Arbeitsleistung künftig ganz oder teilweise nicht mehr erbringen kann, weil ihm die Fähigkeit oder Eignung dazu fehlt. Rechtsgrundlage ist § 1 Abs. 2 KSchG, der neben verhaltens- und betriebsbedingten Gründen ausdrücklich Gründe „in der Person“ des Arbeitnehmers anerkennt.
Der mit Abstand häufigste Anwendungsfall ist die krankheitsbedingte Kündigung. Daneben hat die Rechtsprechung weitere Fallgruppen anerkannt: den Entzug der Fahrerlaubnis bei einem Berufskraftfahrer, den Wegfall einer erforderlichen Arbeitserlaubnis oder Berufszulassung, eine längere Freiheitsstrafe oder eine Suchterkrankung, die arbeitsrechtlich wie eine Krankheit behandelt wird.
Entscheidend ist die saubere Abgrenzung zur verhaltensbedingten Kündigung. Kann der Arbeitnehmer sein Verhalten steuern, liegt ein verhaltensbedingter Grund vor, der regelmäßig eine vorherige Abmahnung erfordert. Kann er es nicht, weil die Ursache in seiner Person liegt, ist die personenbedingte Kündigung der richtige Weg; eine Abmahnung liefe hier ins Leere. Wer den Grund falsch einordnet, stützt die Kündigung auf die falschen Tatsachen und hört den Betriebsrat unter Umständen fehlerhaft an.
Zudem gelten die strengen Maßstäbe nur, wenn das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist. Das setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (§ 1 Abs. 1 KSchG) und im Betrieb regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt sind (§ 23 Abs. 1 KSchG). Im Kleinbetrieb und in der Wartezeit bedarf die Kündigung keiner sozialen Rechtfertigung. Diskriminierend, etwa wegen einer Behinderung, darf sie aber auch dort nicht sein.
Die dreistufige Prüfung: Woran Arbeitsgerichte jede Kündigung messen
Ob eine personenbedingte Kündigung sozial gerechtfertigt ist, prüft das Bundesarbeitsgericht in drei Stufen. Für jede Stufe trägt der Arbeitgeber im Prozess die Darlegungs- und Beweislast (§ 1 Abs. 2 Satz 4 KSchG). Scheitert auch nur eine Stufe, ist die Kündigung unwirksam.
Auf der ersten Stufe steht die negative Prognose. Im Zeitpunkt des Kündigungszugangs müssen objektive Tatsachen die Erwartung tragen, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung auch künftig nicht oder nicht vollständig erbringen wird. Die personenbedingte Kündigung bestraft nicht die Vergangenheit, sondern soll künftige Störungen vermeiden. Frühere Ausfälle zählen deshalb nur, soweit sie einen belastbaren Rückschluss auf die Zukunft erlauben.
Auf der zweiten Stufe muss feststehen, dass die prognostizierten Ausfälle betriebliche Interessen erheblich beeinträchtigen. Das können Störungen im Betriebsablauf sein, etwa wenn Aufträge liegen bleiben oder keine Vertretung zu finden ist. Erfasst sind aber auch wirtschaftliche Belastungen: Bei häufigen Kurzerkrankungen genügen nach der Rechtsprechung zu erwartende Entgeltfortzahlungskosten für mehr als sechs Wochen im Jahr.
Auf der dritten Stufe folgt die Interessenabwägung. Das Gericht fragt, ob dem Arbeitgeber die Beeinträchtigung billigerweise nicht mehr zuzumuten ist. Gewicht haben dabei die Dauer und der bisherige Verlauf des Arbeitsverhältnisses, das Alter, Unterhaltspflichten und die Frage, ob die Erkrankung betriebliche Ursachen hat, etwa einen Arbeitsunfall.
Über allem steht der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Die Kündigung muss das letzte Mittel sein. Gibt es einen freien, leidensgerechten Arbeitsplatz, lässt sich der bisherige Arbeitsplatz anpassen oder kommt eine Änderungskündigung in Betracht, scheitert die Beendigungskündigung. An diesem Punkt scheitern in der Praxis besonders viele Kündigungen.
Krankheitsbedingte Kündigung: Vier Fallgruppen mit eigenen Anforderungen
Krankheit ist kein Kündigungsverbot. Eine Kündigung darf auch während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit ausgesprochen werden. Sie muss aber den Anforderungen der Fallgruppe genügen, der sie zuzuordnen ist.
Häufige Kurzerkrankungen sind der praktisch wichtigste Fall. Hier können die Fehlzeiten der Vergangenheit, üblicherweise betrachtet über rund drei Jahre, eine negative Prognose indizieren. Diese Indizwirkung entfällt jedoch für ausgeheilte Leiden und einmalige Ereignisse wie einen Unfall. Legt der Arbeitgeber die Fehlzeiten dar, muss der Arbeitnehmer seinerseits erläutern, warum künftig mit einer Besserung zu rechnen ist, etwa indem er seine Ärzte von der Schweigepflicht entbindet.
Bei einer lang andauernden Erkrankung kommt es darauf an, ob im Zeitpunkt der Kündigung mit einer Genesung in absehbarer Zeit zu rechnen ist. Ist die Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit für die nächsten 24 Monate völlig ungewiss, behandelt die Rechtsprechung dies wie eine dauernde Leistungsunfähigkeit. Als dritte Fallgruppe gilt die dauernde Leistungsunfähigkeit: Steht fest, dass der Arbeitnehmer die geschuldete Tätigkeit nie wieder ausüben kann, ist die betriebliche Beeinträchtigung in der Regel ohne Weiteres gegeben.
Die vierte Gruppe betrifft die krankheitsbedingte Leistungsminderung. Der Arbeitnehmer arbeitet zwar, erreicht aber dauerhaft nur einen deutlich reduzierten Teil der Normalleistung. Die Hürden sind hoch, denn der Arbeitgeber muss ein erhebliches Missverhältnis zwischen Leistung und Vergütung konkret belegen.
Ein verbreiteter Fehler ist die Annahme, hohe Fehlzeiten sprächen für sich. Gerichte erwarten eine nachvollziehbare Aufstellung: Zeiträume und Zahl der Fehltage, Ursachen soweit bekannt, gezahlte Entgeltfortzahlung und die konkreten Auswirkungen im Betrieb. Diese Daten sollten vor der Kündigung vollständig vorliegen und mit der Lohnbuchhaltung abgeglichen sein.
Das betriebliche Eingliederungsmanagement: Formal freiwillig, praktisch entscheidend
Wer krankheitsbedingt kündigen will, muss sich zuerst mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) befassen. Nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, sobald ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte Menschen, und unabhängig von der Betriebsgröße.
Das BEM ist zwar keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung der Kündigung. Seine Bedeutung im Prozess kann man dennoch kaum überschätzen. Hat der Arbeitgeber kein ordnungsgemäßes BEM angeboten, muss er konkret darlegen und beweisen, dass auch ein BEM keine Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung aufgezeigt hätte. Dieser Nachweis gelingt in der Praxis nur selten. Lehnt der Arbeitnehmer dagegen ein ordnungsgemäß angebotenes BEM ab, kann ihm das Fehlen des Verfahrens später kaum noch zugutekommen.
Ordnungsgemäß ist ein BEM nur, wenn bereits die Einladung stimmt. Sie muss über die Ziele des Verfahrens, die Freiwilligkeit der Teilnahme sowie Art und Umfang der erhobenen Daten informieren. Den Beginn des BEM darf der Arbeitgeber zudem nicht davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer vorab eine datenschutzrechtliche Einwilligung unterschreibt (BAG, Urteil vom 15. Dezember 2022 – 2 AZR 162/22).
Auch ein abgeschlossenes BEM schützt nicht dauerhaft. Wird der Arbeitnehmer danach innerhalb eines Jahres erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, ist grundsätzlich ein neues BEM anzubieten (BAG, Urteil vom 18. November 2021 – 2 AZR 138/21).
Besondere Aufmerksamkeit verdient der Zugang der Einladung. Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) hat das BAG entschieden, dass das Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post im digitalen Scan-Verfahren keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründet. Der elektronische Auslieferungsbeleg entsteht nämlich, bevor der Zusteller den Brief tatsächlich einwirft. Der Arbeitgeber konnte den Zugang der BEM-Einladung nicht beweisen, und die krankheitsbedingte Kündigung war unwirksam.
Die Deutsche Post hat ihr Verfahren inzwischen angepasst; ob Gerichte das neue Verfahren anerkennen, ist offen. Übergeben Sie BEM-Einladungen deshalb persönlich gegen Empfangsbestätigung oder lassen Sie sie durch einen Boten zustellen, der den Inhalt kennt und den Einwurf protokolliert. Dasselbe gilt für das Kündigungsschreiben selbst.
Formelle Stolpersteine: Betriebsrat, Sonderkündigungsschutz, Form und Fristen
Auch eine inhaltlich gut begründete Kündigung kann an formellen Fehlern scheitern, die sich nachträglich nicht mehr heilen lassen.
Besteht ein Betriebsrat, ist er vor jeder Kündigung nach § 102 BetrVG anzuhören; eine Kündigung ohne Anhörung ist unwirksam. Der Arbeitgeber muss die Gründe so vollständig mitteilen, dass der Betriebsrat sie ohne eigene Nachforschungen prüfen kann. Bei einer krankheitsbedingten Kündigung gehören dazu die einzelnen Fehlzeiten, die Entgeltfortzahlungskosten, die betrieblichen Auswirkungen und der Verlauf des BEM. Gründe, die dem Betriebsrat nicht mitgeteilt wurden, lassen sich im Prozess grundsätzlich nicht nachschieben.
Besonders sorgfältig ist der Sonderkündigungsschutz zu prüfen. Ist der Arbeitnehmer schwerbehindert oder gleichgestellt, braucht der Arbeitgeber vorher die Zustimmung des Integrationsamts (§ 168 SGB IX) und muss die Schwerbehindertenvertretung beteiligen (§ 178 Abs. 2 SGB IX). Der Schutz kann auch greifen, wenn der Arbeitgeber von einem laufenden Anerkennungsantrag nichts weiß. Nach sechs Monaten Beschäftigung dürfen Sie deshalb vor einer geplanten Kündigung nach einer Schwerbehinderung fragen.
Weitere Schutzvorschriften betreffen Schwangere und Mütter nach der Entbindung (§ 17 MuSchG), Beschäftigte in Elternzeit (§ 18 BEEG) oder Pflegezeit sowie Mitglieder des Betriebsrats (§ 15 KSchG). In diesen Fällen ist eine Kündigung nur mit behördlicher Zulässigkeitserklärung möglich oder ordentlich ganz ausgeschlossen.
Die Kündigung selbst bedarf nach § 623 BGB der Schriftform: Papier, eigenhändige Unterschrift eines Kündigungsberechtigten, keine E-Mail und kein Fax. Unterschreibt ein Vertreter, sollte eine Originalvollmacht beiliegen, sonst droht die Zurückweisung nach § 174 BGB. Die Kündigungsfrist richtet sich nach § 622 BGB oder dem einschlägigen Tarif- oder Arbeitsvertrag. Erhebt der Arbeitnehmer nicht binnen drei Wochen nach Zugang Klage, gilt die Kündigung als wirksam (§§ 4, 7 KSchG). Auch hier gilt: Den Zugang müssen Sie im Streitfall beweisen können.
Fazit: Sorgfalt im Vorfeld ist die günstigste Absicherung
Eine personenbedingte Kündigung ist kein Schnellschuss, sondern das Ergebnis eines Verfahrens, das lange vor dem Kündigungsschreiben beginnt. Wer Fehlzeiten systematisch erfasst, das BEM rechtzeitig und nachweisbar anbietet und mildere Mittel ernsthaft prüft, schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Prozess oder eine wirtschaftlich vernünftige Einigung.
In der Praxis bewährt sich eine klare Reihenfolge. Zunächst werden Fehlzeiten und Entgeltfortzahlungskosten der letzten Jahre lückenlos aufbereitet. Dann folgt das BEM mit sauber formulierter und beweisbar zugestellter Einladung. Anschließend prüfen Sie Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten auf anderen Arbeitsplätzen und halten das Ergebnis schriftlich fest.
Parallel sollten Sie früh klären, ob Sonderkündigungsschutz besteht, denn ein Zustimmungsverfahren beim Integrationsamt kostet Zeit. Am Ende stehen die vollständige Anhörung des Betriebsrats und die nachweisbare Zustellung der formwirksamen Kündigung.
Nicht immer ist die Kündigung der beste Weg. Ein Aufhebungsvertrag oder ein Abfindungsangebot nach § 1a KSchG kann ein langwieriges Verfahren vermeiden und beiden Seiten Planungssicherheit geben. Auch diese Verhandlungen führen Sie aus einer deutlich stärkeren Position, wenn Ihre Kündigung gut vorbereitet ist.
Lassen Sie sich deshalb frühzeitig beraten, am besten schon dann, wenn ein Mitarbeiter die Sechs-Wochen-Grenze des § 167 Abs. 2 SGB IX überschreitet. Die Kosten einer Beratung im Vorfeld liegen regelmäßig weit unter dem, was ein verlorener Kündigungsschutzprozess kostet.
