Ein Schreiben mit dem Betreff „Abmahnung“, überreicht im Personalgespräch oder per Post nach Hause geschickt: Für die meisten Arbeitnehmer ist das ein Schock. Die einen ärgern sich über einen ungerechten Vorwurf, die anderen sorgen sich um ihren Arbeitsplatz. Beides ist verständlich.
Trotzdem ist jetzt vor allem eines gefragt: ein kühler Kopf. Eine Abmahnung ist kein Grund zur Panik. Sie ist aber auch nichts, was Sie einfach abheften und vergessen sollten.
In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen, was eine Abmahnung rechtlich bedeutet, wie Sie in den ersten Tagen richtig reagieren, woran Sie eine fehlerhafte Abmahnung erkennen und welche Möglichkeiten Sie haben, sich zu wehren.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abmahnung ist die „gelbe Karte“ im Arbeitsverhältnis. Sie ist in der Regel Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.
- Reagieren Sie nicht spontan. Unterschreiben Sie höchstens den Empfang – niemals ein Schuldeingeständnis.
- Viele Abmahnungen sind angreifbar, etwa weil der Vorwurf zu pauschal formuliert ist oder schlicht nicht stimmt.
- Sie können eine Gegendarstellung zur Personalakte reichen, die Entfernung der Abmahnung verlangen oder vor dem Arbeitsgericht klagen. Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht.
- Sofortiges Handeln ist nicht immer die beste Strategie. Manchmal ist bewusstes Abwarten klüger.
Was ist eine Abmahnung – und warum ist sie so wichtig?
Mit einer Abmahnung beanstandet Ihr Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten und macht deutlich, dass er es nicht länger hinnehmen wird. Gesetzlich ist die Abmahnung kaum geregelt. Ihre Anforderungen hat vor allem das Bundesarbeitsgericht entwickelt. Danach erfüllt eine Abmahnung drei Funktionen:
- Hinweisfunktion: Der Arbeitgeber benennt genau, welches Verhalten er beanstandet und gegen welche Pflicht aus dem Arbeitsvertrag Sie verstoßen haben sollen.
- Ermahnungsfunktion: Er fordert Sie auf, sich künftig vertragsgerecht zu verhalten.
- Warnfunktion: Er kündigt an, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.
Vor allem die Warnfunktion macht die Abmahnung so bedeutsam. Eine verhaltensbedingte Kündigung ist nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nur das letzte Mittel. Bevor der Arbeitgeber wegen eines Fehlverhaltens kündigt, muss er Ihnen deshalb in aller Regel die Chance gegeben haben, Ihr Verhalten zu ändern – eben durch eine Abmahnung.
Fehlt sie, ist eine verhaltensbedingte Kündigung häufig unwirksam. Nur bei besonders schweren Pflichtverletzungen darf der Arbeitgeber ausnahmsweise ohne vorherige Abmahnung kündigen, etwa bei einem Diebstahl zulasten des Arbeitgebers oder einem tätlichen Angriff auf Kollegen.
Wichtig ist außerdem: Eine Abmahnung bereitet nur eine Kündigung wegen eines gleichartigen Verstoßes vor. Wer wegen wiederholter Unpünktlichkeit abgemahnt wurde, dem kann nicht allein deshalb gekündigt werden, weil er später einmal eine Datenschutzanweisung missachtet. Und die verbreitete Vorstellung, erst nach drei Abmahnungen dürfe gekündigt werden, ist ein Mythos. Schon eine einzige einschlägige Abmahnung kann ausreichen.
Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Wegen genau des Vorfalls, für den Sie abgemahnt wurden, darf Ihr Arbeitgeber Ihnen nicht mehr kündigen. Mit der Abmahnung hat er zum Ausdruck gebracht, dass er das Arbeitsverhältnis trotz dieses Verstoßes fortsetzen will.
Noch ein Hinweis: In den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses und in Kleinbetrieben mit in der Regel nicht mehr als zehn Arbeitnehmern gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht. Dort braucht der Arbeitgeber für eine Kündigung grundsätzlich keinen Grund, und die Abmahnung hat weniger Gewicht. Ernst nehmen sollten Sie sie trotzdem, denn sie wird Teil Ihrer Personalakte.
Ruhe bewahren: Die ersten Schritte nach Erhalt der Abmahnung
Die ersten Stunden und Tage nach einer Abmahnung entscheiden oft darüber, wie gut Ihre Position später ist. Diese Punkte sollten Sie beachten:
- Reagieren Sie nicht spontan. Schreiben Sie keine wütende E-Mail an Ihren Vorgesetzten, diskutieren Sie den Vorwurf nicht lautstark vor Kollegen und äußern Sie sich nicht in sozialen Netzwerken oder im Team-Chat. Eine unbedachte Reaktion kann selbst eine neue Pflichtverletzung sein. Im schlimmsten Fall liefern Sie Ihrem Arbeitgeber damit den nächsten Abmahnungs- oder sogar Kündigungsgrund.
- Unterschreiben Sie höchstens den Empfang. Häufig wird verlangt, die Abmahnung zu unterschreiben. Dazu sind Sie nicht verpflichtet. Wenn Sie unterschreiben, dann nur mit einem Zusatz wie „Erhalten am …“. Formulierungen wie „gelesen und anerkannt“ oder „Der Vorwurf trifft zu“ sollten Sie nicht unterzeichnen, denn ein solches Eingeständnis kann Ihnen später schaden. Bedenken Sie aber auch: Wirksam wird die Abmahnung unabhängig von Ihrer Unterschrift, sobald sie Ihnen zugegangen ist.
- Machen Sie keine vorschnellen Zugeständnisse. Wird die Abmahnung in einem Personalgespräch übergeben, müssen Sie sich nicht sofort zur Sache äußern. Sie dürfen sagen, dass Sie sich die Angelegenheit in Ruhe ansehen und gegebenenfalls rechtlich beraten lassen möchten.
- Erstellen Sie ein Gedächtnisprotokoll. Notieren Sie zeitnah, was aus Ihrer Sicht passiert ist: Wann und wo fand der Vorfall statt, wer war dabei, was wurde gesagt? Gab es Umstände, die Ihr Verhalten erklären – etwa eine abweichende Anweisung eines anderen Vorgesetzten, eine technische Störung oder eine außergewöhnliche Arbeitsbelastung? Halten Sie auch fest, wer als Zeuge in Betracht kommt. Je mehr Zeit vergeht, desto ungenauer wird die Erinnerung.
- Sichern Sie Belege – aber nur auf zulässigem Weg. Dienstpläne, Auszüge aus der Zeiterfassung oder E-Mails können Ihre Darstellung stützen. Vorsicht: Leiten Sie keine dienstlichen Unterlagen an Ihre private E-Mail-Adresse weiter und kopieren Sie keine vertraulichen Daten. Das kann seinerseits eine erhebliche Pflichtverletzung darstellen.
- Bewahren Sie die Abmahnung sorgfältig auf. Notieren Sie, wann und wie Sie sie erhalten haben. Sie brauchen das Schreiben, wenn Sie die Abmahnung prüfen lassen oder später gegen eine Kündigung vorgehen wollen.
Ist die Abmahnung überhaupt wirksam? Typische Fehler des Arbeitgebers
Nicht jede Abmahnung hält einer rechtlichen Prüfung stand. In der anwaltlichen Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:
Der Vorwurf ist zu pauschal. Formulierungen wie „Sie kommen ständig zu spät“ oder „Ihre Arbeitsleistung ist unzureichend“ genügen nicht. Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so konkret beschreiben, dass Sie genau wissen, was Ihnen vorgeworfen wird – in der Regel mit Datum, Uhrzeit und einer genauen Schilderung des Vorfalls.
Der Sachverhalt stimmt nicht. Trifft der Vorwurf nicht oder nur teilweise zu, ist die Abmahnung unberechtigt. Kommt es zum Streit, muss der Arbeitgeber beweisen, dass sich der Vorfall so ereignet hat, wie er ihn schildert.
Einer von mehreren Vorwürfen ist falsch. Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und ist auch nur einer davon unberechtigt, muss sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts insgesamt aus der Personalakte entfernt werden. Der Arbeitgeber kann dann allerdings eine neue Abmahnung aussprechen, die sich auf die berechtigten Punkte beschränkt.
Es fehlt die Warnung. Droht das Schreiben keine Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses an, handelt es sich nicht um eine Abmahnung im Rechtssinne, sondern allenfalls um eine Ermahnung. Eine solche kann eine spätere Kündigung nicht vorbereiten.
Es liegt gar kein Fehlverhalten vor. Abgemahnt werden kann nur ein Verhalten, das Sie steuern können. Wegen einer Krankheit dürfen Sie nicht abgemahnt werden – wohl aber, wenn Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig melden. Ebenso wenig darf der Arbeitgeber Sie dafür abmahnen, dass Sie Ihre Rechte wahrnehmen. Lehnen Sie etwa Überstunden ab, zu denen Sie vertraglich nicht verpflichtet sind, oder fordern Sie ausstehenden Lohn ein, schützt Sie das sogenannte Maßregelungsverbot (§ 612a BGB).
Die Abmahnung ist unverhältnismäßig. Arbeitgeber haben bei der Frage, ob sie ein Fehlverhalten abmahnen, einen großen Spielraum. In echten Bagatellfällen kann eine Abmahnung aber unverhältnismäßig sein. Diese Hürde ist allerdings hoch.
Weniger ergiebig, als viele glauben, sind dagegen reine Formfragen. Für eine Abmahnung ist keine Schriftform vorgeschrieben, auch wenn sie in der Praxis fast immer schriftlich erteilt wird. Abmahnen darf nicht nur die Geschäftsführung, sondern jeder Vorgesetzte, der Ihnen Weisungen erteilen darf.
Eine vorherige Anhörung ist grundsätzlich nicht erforderlich, und auch der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht beteiligt werden. Einzelne Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können allerdings eine Anhörung vorschreiben. Ein Blick in die für Sie geltenden Regelungen lohnt sich.
Ihre Optionen: Gegendarstellung, Entfernung, Klage – oder Abwarten?
Sie haben grundsätzlich mehrere Möglichkeiten. Welche die richtige ist, hängt vom Einzelfall ab.
Gegendarstellung zur Personalakte. Sie haben das Recht, eine eigene Erklärung abzugeben, die der Arbeitgeber zur Personalakte nehmen muss (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Darin schildern Sie den Vorfall aus Ihrer Sicht – sachlich, knapp und ohne Vorwürfe oder Spekulationen. Der Vorteil: Wer später die Personalakte liest, sieht nicht nur die Sicht des Arbeitgebers. Der Nachteil: Sie legen Ihre Argumente frühzeitig offen, und eine unglücklich formulierte Gegendarstellung kann Zugeständnisse enthalten, die Ihnen später schaden.
Beschwerde und Betriebsrat. Sie können sich beim Arbeitgeber beschweren und den Betriebsrat einschalten (§§ 84, 85 BetrVG). Der Betriebsrat kann vermitteln und auf eine Rücknahme hinwirken. Gerade bei Konflikten mit einem einzelnen Vorgesetzten ist das oft ein guter Weg.
Aufforderung zur Entfernung. Ist die Abmahnung unberechtigt, haben Sie einen Anspruch darauf, dass sie aus Ihrer Personalakte entfernt wird. Diesen Anspruch können Sie zunächst außergerichtlich geltend machen, etwa durch ein anwaltliches Schreiben. Viele Arbeitgeber lenken ein, wenn ihnen die Schwächen ihrer Abmahnung konkret aufgezeigt werden.
Klage vor dem Arbeitsgericht. Lenkt der Arbeitgeber nicht ein, können Sie auf Entfernung der Abmahnung klagen. Anders als bei einer Kündigung gibt es dafür keine gesetzliche Klagefrist. In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten, unabhängig vom Ausgang des Verfahrens (§ 12a ArbGG). Eine Rechtsschutzversicherung mit Arbeitsrechtsschutz übernimmt die Kosten häufig. Bedenken Sie aber: Ein Gerichtsverfahren im laufenden Arbeitsverhältnis kann das Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber zusätzlich belasten.
Bewusstes Abwarten. Diese Option wird häufig unterschätzt. Sie sind nicht verpflichtet, gegen eine Abmahnung vorzugehen. Stützt Ihr Arbeitgeber später eine Kündigung auf die Abmahnung, können Sie deren Richtigkeit im Kündigungsschutzprozess immer noch bestreiten. Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass der damalige Vorwurf zutraf – oft Monate oder Jahre später, wenn Zeugen sich nur noch vage erinnern oder das Unternehmen verlassen haben.
Wer dagegen sofort klagt, gibt dem Arbeitgeber die Gelegenheit, den Sachverhalt aufzuklären, solange die Erinnerungen frisch sind. Formfehler kann er zudem mit einer neuen, sauber formulierten Abmahnung korrigieren.
Sofortiges Handeln ist dennoch oft sinnvoll, zum Beispiel wenn
- der Vorwurf offensichtlich falsch und gut belegbar ist,
- er Ihren Ruf im Unternehmen erheblich beschädigt,
- eine Beförderung oder interne Bewerbung ansteht,
- sich Abmahnungen häufen und Sie den Eindruck haben, dass gezielt eine Kündigung vorbereitet wird,
- Sie über einen Aufhebungsvertrag verhandeln und die Abmahnung dabei ein Thema ist.
Achtung bei einer Kündigung: Erhalten Sie nach einer Abmahnung tatsächlich eine Kündigung, müssen Sie schnell handeln. Die Kündigungsschutzklage muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Arbeitsgericht eingehen (§ 4 KSchG). Versäumen Sie diese Frist, gilt die Kündigung in aller Regel als wirksam – selbst wenn die vorangegangene Abmahnung unberechtigt war.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Abmahnung nach zwei oder drei Jahren automatisch aus der Personalakte verschwindet. Eine solche feste Frist gibt es nicht.
Ob eine berechtigte Abmahnung entfernt werden muss, hängt von einer Abwägung im Einzelfall ab. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist auch eine zu Recht erteilte Abmahnung zu entfernen, wenn sie für das Arbeitsverhältnis unter keinem rechtlichen Gesichtspunkt mehr eine Rolle spielen kann. Maßgeblich sind unter anderem die Schwere des Verstoßes, die seither vergangene Zeit und Ihr Verhalten in der Zwischenzeit. Ein einmaliges Zuspätkommen verliert schneller an Bedeutung als ein schwerer Vertrauensbruch.
Unabhängig davon kann die Warnfunktion einer Abmahnung mit der Zeit verblassen. Haben Sie sich über einen längeren Zeitraum nichts mehr zuschulden kommen lassen, kann der Arbeitgeber eine Kündigung bei einem erneuten Verstoß unter Umständen nicht mehr ohne Weiteres auf die alte Abmahnung stützen. Umgekehrt gilt: Mahnt ein Arbeitgeber dasselbe Verhalten immer wieder ab, ohne je Konsequenzen zu ziehen, kann seine Warnung an Ernsthaftigkeit verlieren.
Einige Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen regeln außerdem ausdrücklich, nach welcher Zeit Abmahnungen zu entfernen sind. Auch das sollten Sie prüfen.
Praktischer Tipp: Sie haben das Recht, Ihre Personalakte einzusehen und dabei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ergänzend können Sie nach Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Liegt eine Abmahnung schon länger zurück und ist seitdem nichts mehr vorgefallen, kann eine freundliche Bitte um Entfernung erfolgreich sein.
Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel kein Anspruch mehr auf Entfernung. In Ihr Arbeitszeugnis gehören einzelne abgemahnte Vorfälle grundsätzlich nicht.
Fazit: Wann Sie sich anwaltlich beraten lassen sollten
Eine Abmahnung ist ein ernstzunehmendes Signal, aber kein Grund zur Panik. Entscheidend ist, dass Sie besonnen reagieren: nichts unterschreiben außer dem Empfang, den Sachverhalt dokumentieren und dann in Ruhe entscheiden, welcher Weg in Ihrer Situation der richtige ist.
Genau diese Entscheidung ist oft schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint. Ob eine Gegendarstellung sinnvoll ist, ob Sie die Entfernung verlangen oder ob Abwarten die bessere Strategie ist, hängt von vielen Faktoren ab: vom Inhalt der Abmahnung, von der Beweislage, vom Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber und von Ihren beruflichen Plänen.
Anwaltlicher Rat empfiehlt sich insbesondere, wenn
- Sie den Vorwurf für unberechtigt halten,
- Sie innerhalb kurzer Zeit mehrere Abmahnungen erhalten haben,
- Ihr Arbeitgeber mit einer Kündigung droht oder Ihnen einen Aufhebungsvertrag anbietet,
- Sie eine Gegendarstellung schreiben möchten und sicher sein wollen, dass sie Ihnen nicht schadet.
Sie haben eine Abmahnung erhalten? Ich prüfe Ihre Abmahnung und bespreche mit Ihnen, welche Strategie in Ihrem Fall sinnvoll ist. Nehmen Sie gern Kontakt auf – je früher, desto mehr Handlungsspielraum haben Sie. Wenn Sie rechtsschutzversichert sind, kümmere ich mich auf Wunsch auch um die Deckungsanfrage.
